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Política de Privacidade
POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS
A POLISCAN BRAZIL COMERCIO E SERVIÇO DE EQUIPAMENTOS MEDICOS EIRELI EPP., doravante denominada neste instrumento como “Poliscan” está comprometida em manter a privacidade dos dados pessoais obtidos no curso de suas atividades empresariais e cumprir as leis e regulamentos aplicáveis sobre o tratamento de dados pessoais “Dados Pessoais”, incluindo dados sensíveis “Dados Sensíveis”. Esta política inclui, mas não está limitado à Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018.
A Poliscan decidiu adotar uma Política de Proteção de Dados para definir técnicas e medidas organizacionais adequadas contra o tratamento não autorizado e ilegal de Dados Pessoais e contra perda ou destruição acidental, ou danos aos Dados Pessoais. Também a política deve assegurar que os Dados Pessoais, incluindo Dados Sensíveis, sejam devidamente protegidos.
As dúvidas sobre a legislação aplicável e/ou processos que envolvam coleta ou utilização de tipos especiais de Dados Pessoais podem ser direcionadas ao encarregado da supervisão geral desta Política de Proteção de Dados denominado “Encarregado de Dados” responsável do cumprimento desta política.
I – DEFINIÇÕES
Os termos e expressões a seguir, quando escritos em letras maiúsculas, deverão ter os seguintes significados, conforme definido abaixo:
“Colaboradores da Poliscan” são todos os funcionários da empresa, incluindo diretores, estagiários, aprendizes e qualquer outra pessoa que possua vínculo direto com a empresa
“Controlador de Dados” significa uma pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao Tratamento de Dados Pessoais.
“Encarregado de Dados” significa a pessoa que na empresa é o responsável por coordenar e por assegurar a conformidade com a Política de Proteção de Dados e requisitos legais/regulamentares locais aplicáveis, também, atuará como o canal com os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
“Operador de Dados” significa uma pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador de Dados.
“Autoridade Nacional de Proteção de Dados” significa a autoridade administrativa encarregada da Proteção de Dados Pessoais é um órgão da administração pública nacional responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados em todo o território brasileiro.
“Titular dos Dados” significa qualquer pessoa natural que possa ser identificada, direta ou indiretamente, através de meios que provavelmente serão usados por qualquer pessoa física ou jurídica, em particular em relação a um número de identificação, dados de localização, identificador online ou um ou mais fatores específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, econômica, cultural ou social dessa pessoa. Pode ser por exemplo, um cliente, um funcionário, um fornecedor.
“Dados Pessoais” significam quaisquer dados relacionados a um indivíduo (pessoa natural) que é ou possa ser identificada a partir dos dados ou a partir dos dados em conjunto com outras informações.
“Tratamento” é qualquer ação tomada tendo por base dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, tratamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
“Dados Sensíveis” significa os dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
“LGPD” significa Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018.
II – OBJETIVO
O objetivo da Política de Proteção de Dados é definir as principais regras em relação à proteção de dados que são aplicáveis na empresa da Poliscan para garantir um nível adequado de proteção aos Dados Pessoais tratados.
O objetivo é ajudar a empresa a estabelecer programas de proteção de dados e cumprir à Lei Geral de Proteção de Dados e toda e qualquer legislação, incluindo regulamentações das autoridades competentes, que direta ou indiretamente estabeleça regras sobre o tema.
III – ESCOPO
1. Abrangência geográfica
A presente Política de Proteção de Dados aplica-se ao Tratamento de Dados Pessoais coletados no Brasil, independentemente se o tratamento ocorrer no Brasil ou Exterior.
2. Escopo material
a. Escopo da empresa Poliscan
A Presente Política de Proteção de Dados aplica-se às atividades de tratamento da empresa relacionadas a:
(a) oferecimento de produtos ou serviços aos Titulares dos Dados em território nacional;
b. Escopo dos Dados Pessoais
Todos os tipos e categorias de Dados Pessoais tratados pela empresa no curso de suas atividades devem estar contemplados no escopo desta Política de Proteção de dados. Esses tipos e categorias devem incluir: Dados Pessoais coletados de clientes, clientes prospectados, reclamantes, Funcionários da Poliscan, candidatos a empregos, parceiros comerciais, fornecedores e outros terceiros.
A Política de Proteção de Dados cobre tanto os tipos de Tratamento automatizados como manuais.
IV – PRINCÍPIOS PARA O TRATAMENTO DOS DADOS
Princípios Gerais
O Tratamento de Dados Pessoais executado sob o controle da empresa Poliscan será feito de acordo com as leis aplicáveis e com as disposições desta Política de Proteção de Dados e em particular com as seguintes regras mínimas:
• Quando estabelecido pela Lei Geral de Proteção de Dados, um relatório de impacto à proteção de dados pessoais (“RIPD”), deve ser conduzida pela empresa, incorporando os princípios estabelecidos no Art. 6º da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
• Os Dados Pessoais devem ser obtidos de forma justa e legal e com o direito à informação do Titular dos Dados, exceto se essas informações não forem necessárias considerando as hipóteses estabelecidas para o seu tratamento, se necessário, o consentimento expresso do Titular dos Dados deverá ser obtido;
• Os Dados Pessoais devem ser coletados apenas para propósitos especificados, explícitos e legítimos e não podem ser tratados de forma incompatível com esses propósitos. Os Dados Pessoais apenas serão disponibilizados a terceiros para os ditos propósitos ou de qualquer outra forma permitida pelas leis aplicáveis.
• Os controles e procedimentos técnicos e organizacionais apropriados devem ser implementados para garantir a segurança dos Dados Pessoais e evitar acesso ou divulgação não autorizados, que potencialmente poderiam resultar em alteração, destruição acidental ou ilegal, perda dos dados e contra todas as demais formas ilegais de Tratamento. Considerando as obrigações legais, boas práticas. As medidas de segurança devem ser elaboradas para garantir um nível de segurança apropriado aos riscos representados pelo Tratamento e natureza dos Dados Pessoais a serem protegidos.
• Os Dados Pessoais coletados devem ser adequados, relevantes e não excessivos em relação aos propósitos para os quais são coletados e/ou serão processados.
• Os Dados Pessoais não podem ser retidos por um período maior que o necessário para os objetivos para os quais foram obtidos, a menos que exigido de outra forma pelas leis ou regulamentos aplicáveis ou quando houver consentimento específico indicando um determinado período.
• Devem ser implementados procedimentos para garantir respostas em tempo habil às indagações dos Titulares dos Dados para assegurar que eles podem exercer adequadamente seu direito de acesso, retificação e recusa ao Tratamento (Exceto quando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais autorizar de outra forma).
Os Dados Pessoais apenas devem ser processados se esse Tratamento for baseado em bases legítimas, incluindo, por exemplo, se:
• O Titular dos Dados deu consentimento inequívoco; ou
• O Tratamento é necessário para o desempenho de um contrato no qual o Titular dos Dados é parte ou para executar etapas mediante a solicitação do Titular dos Dados antes de celebrar um contrato; ou
• O Tratamento é necessário para conformidade com uma obrigação legal com a qual o Controlador dos Dados está sujeito; ou
• O Tratamento é necessário para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados; ou
• O Tratamento é necessário para o desempenho de uma tarefa executada no interesse público ou no exercício de uma autoridade oficial investida no Controlador dos Dados ou em um terceiro para o qual os Dados Pessoais foram divulgados; ou
• O Tratamento é necessário para objetivos de interesses legítimos almejados pelo Controlador dos Dados ou por Terceiro ou Partes para as quais os Dados Pessoais foram divulgados, exceto quando esses interesses são sobrepostos pelos interesses dos direitos e liberdades fundamentais do Titular dos Dados.
Dados Sensíveis
Dados Sensíveis deverão incluir quaisquer Dados Pessoais relacionados a:
– Origem racial ou étnica, opiniões políticas ou crenças religiosas ou filosóficas do Titular dos Dados;
– Se o Titular dos Dados é membro de um sindicato ou partido político;
– Se o Titular dos Dados está vinculado a uma organização religiosa;
– Saúde mental ou física ou condição ou vida sexual do Titular dos Dados;
– Dados genéticos ou biométricos;
– Outros dados específicos considerados sensíveis mediante as leis e regulamentos próprios.
A lista acima em hipótese alguma deverá ser considerada como exaustiva de Dados Sensíveis, na medida em que a legislação ou regulamentação poderá incluir categorias adicionais que deverão, nesses casos e quando aplicável, ser consideradas como Dados Sensíveis.
O Tratamento de Dados Sensíveis somente poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:
1. Quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;
2. O Tratamento é necessário para os objetivos de executar as obrigações e direitos específicos do Controlador dos Dados no campo da legislação trabalhista dentro da extensão da legislação aplicável para as proteções adequadas;
3. O Tratamento é necessário para proteger a vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros;
4. O Tratamento é realizado no exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral, este último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem);
5. O Tratamento é realizado para garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos e exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais;
6. O Tratamento relaciona-se com Dados Sensíveis que foram tornados públicos pelo Titular dos Dados; ou
7. O tratamento é permitido de outra forma mediante lei própria.
Transferências de Dados para o fornecedor FLIR SYSTEMS BRASIL.
A empresa POLISCAN no status de distribuidor da empresa FLIR SYSTEM BRAZIL tem a obrigação e incentivo de inserir no sistema online denominado “FUNIL” dados pessoais para garantir a venda de produtos da marca FLIR com benefícios ao Titular dos Dados tais como descontos exclusivos. Para este fim é necessário o consentimento por escrito do Titular dos Dados e a informação do nome completo, profissão com especialização da área de saúde, telefone de contato, e-mail, cidade e estado de residência ou atuação profissional. Nos casos de pessoa Jurídica é solicitado o CNPJ e Razão Social da empresa.
O Encarregado de Dados da FLIR SYSTEM BRAZIL, garante que os dados não serão usados para outros fins e sua validação e permanência no sistema “FUNIL” para os benefícios tem validade de um (01) ano.
Transferências de Dados para fora do Brasil
A empresa deve garantir que transferências de Dados Pessoais fora do território nacional observem o estabelecido na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais:
• Transferindo os dados para países ou organismos internacionais que proporcionem grau de proteção de dados adequados conforme previsto na legislação brasileira;
V – DIREITOS DOS INDIVÍDUOS EM RELAÇÃO AOS DADOS PESSOAIS
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais define que os indivíduos devem receber informações sobre o Tratamento dos Dados Pessoais no momento da coleta dos dados. Embora possa haver exceções a esta regra. O tipo exato de informações a serem fornecidas variará dependendo da operação, contrato ou serviço, mas geralmente inclui, no mínimo:
• Nome do Controlador dos Dados, da empresa, já qualificado nesta política;
• Tipos de dados coletados;
• Objetivos da coleta e tratamento de Dados Pessoais;
• Destinatários dos Dados Pessoais;
• Informações sobre os direitos de acesso, correção, atualização e em alguns casos retirada de consentimento ou exclusão dos Dados Pessoais dos Sujeitos dos Dados, e como exercer esses direitos.
Estas informações poderão ser encontradas, nos termos de uso no site da empresa, nos Contratos firmados com os consumidores e em relatório de demonstração e nos canais oficiais da empresa.
No que diz respeito a LGPD, o Consentimento será necessário para realização de alguns tratamentos específicos, caso não exista base legal para utilização dos dados coletados. O consentimento deve abranger as atividades de tratamento de Dados Pessoais realizadas.
No caso de um Tratamento de Dados Pessoais, os Titulares dos Dados possuem os seguintes direitos dentre outros previstos na legislação brasileira:
• Confirmação da Existência de Tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses previstas na LGPD;
• Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento, nos termos da LGPD.
VI – AÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO
Programa de treinamento
A empresa se responsabiliza em implementar programas de treinamento sobre proteção de Dados Pessoais aos Funcionários da Poliscan envolvidos no Tratamento de Dados Pessoais em relação aos princípios contidos nesta Política de Proteção de Dados Pessoais.
Os princípios gerais para treinamento e aumento de conscientização serão elaborados de forma conjunta e quando possível serão compartilhados exemplos práticos através de sessões de conscientização presencial que serão realizadas em linha com as leis e processos aplicáveis.
Cada alteração da presente Política de Dados Pessoas requererá uma atualização do treinamento. Deverá ser incluído um treinamento sobre proteção de Dados Pessoais de Funcionários recém contratados como parte da sessão de indução ao unirem-se à empresa, bem como um treinamento anual especialmente dirigidos aos Funcionários que são mais intimamente envolvidos com aspectos críticos dos Dados Pessoais.
A empresa pode incluir no programa de treinamento: (I) Sumários dos principais conceitos, (II) Apresentação dos critérios para o tratamento com base na LGPD; (III) Síntese das bases legais para o tratamento de Dados Pessoais; (IV) Ilustrações da aplicação dos princípios na prática, (V) Um estudo de caso interativo que exige que os funcionários lidem com um problema de proteção de dados, como uma solicitação do Titular dos Dados para acessar todos os Dados Pessoais relacionados a ele. Em todos os casos, o foco do treinamento deve ser nos requisitos previstos na LGPD.
Controle
Considerando potenciais consequências graves decorrentes da violação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a empresa deve implementar programas de conformidade e controles relacionados que sejam elaborados de forma cabível para prevenir, detectar, monitorar e abordar violações em potencial.
VII – REGISTRO DE RECLAMAÇÕES
A empresa deve ter um processo interno, centralizado ou não, para registros de reclamações sobre o tratamento dos dados pessoais. No caso de uma reclamação, os Titulares dos Dados considerando a realização de um Tratamento ilegal ou inapropriado de seus Dados Pessoais que seja incompatível com a Política de Proteção de Dados, peticionar para:
• Encarregado de Dados Pessoais da Poliscan e/ou
• Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
A empresa dispõe em seus sites da internet opções que permitem aos Titulares dos Dados registrarem reclamações, incluindo pelo menos uma das abaixo:
• Link da internet para um formulário de reclamação;
• Endereço de e-mail;
• Telefone;
• Endereço postal.
A menos que fique comprovado ser particularmente difícil encontrar as informações necessárias para conduzir a investigação, as reclamações devem ser investigadas da maneira mais rápida possível, com a conclusão em no máximo até 1 (um) mês e dando visibilidade dos próximos passos em até 10 (dez) dias úteis ao titular dos dados pessoais.
VIII – ASSISTÊNCIA MÚTUA E COOPERAÇÃO COM A AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS
A empresa cooperará com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) em qualquer problema em relação à Proteção de Dados, dentro dos limites previstos na LGPD e sem renunciar a quaisquer defesas e/ou direitos de recurso disponíveis ao Controlador de Dados:
– Disponibilizando o pessoal necessário para o diálogo com a ANPD;
– Revisando de forma proativa, procedimentos internos considerando quaisquer diretrizes estabelecidas pela ANPD;
– Ao responder as solicitações por informações ou reclamações;
– Ao aplicar as recomendações relevantes ou diretrizes estabelecidas.
A empresa acorda em observar uma decisão da ANPD, dentro dos limites estabelecidos na LGPD e regulamentos aplicáveis, sem renunciar a quaisquer defesas e/ou direitos de recurso disponíveis ao Controlador de Dados.
Se a ANPD solicitar informações ou de qualquer outra forma exercer seu direito de investigação, o Encarregado de Dados deve ser informado sem demora por qualquer representante da empresa. Então o Encarregado de Dados deve atuar como o coordenador primário para formular uma resposta apropriada à indagação, tendo como suporte os colaboradores e/ou prestadores de serviços potencialmente envolvidos, bem como, os administradores e/ou responsáveis. Além disso, o Encarregado de Dados atuará como o contato direto e primário em relação a ANPD.
IX – DATA EFETIVA E PRAZO DE VIGÊNCIA
A Política de Proteção de dados entrará em vigor em 01 de junho de 2021, por um período ilimitado.
X – IMPLEMENTAÇÃO – NOTIFICAÇÃO DE VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS – REVISÃO – RELATÓRIO
Implementação
A empresa Poliscan é a única responsável por assegurar que tenha um programa apropriado e efetivo de proteção de dados. Para facilitar a operação adequada desses programas, o Encarregado de Dados supervisionará a implementação e operação em andamento dos programas de conformidade de proteção de dados da empresa. O programa de conformidade de proteção de dados estará sujeito a auditorias internas periódicas que testarão a eficácia dos programas de conformidade de proteção de dados.
Notificação de violação de Dados Pessoais
Quando os Dados Pessoais dos Titulares dos Dados estiverem comprometidos, os responsáveis pela empresa Poliscan deverão notificar o Encarregado de Dados imediatamente. Então a empresa Poliscan, juntamente com o Encarregado de Dados, deve notificar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados sem demora e em um prazo razoável contado da ciência do incidente de segurança. Fazendo uso do formulário padrão disponível no link https://www.gov.br/anpd/pt-br/assuntos/atual-formulario-de-comunicacao-de-incidentes-de-seguranca-com-dados-pessoais_01-03-2021-4.docx.
A Comunicação deverá mencionar no mínimo a descrição da natureza dos dados pessoais afetados, as informações sobre os titulares envolvidos, os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido realizada imediatamente e as medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial ou eventualmente o sigilo bancário.
Revisão
O Encarregado de Dados deve assegurar revisões e atualizações regulares da Política de Proteção de Dados, por exemplo, como consequência de alterações maiores na estrutura corporativa e no ambiente regulatório.
Neste sentido, o Encarregado de Dados deve auxiliar a definir e atualizar as medidas técnicas e organizacionais a serem implementadas ao coletar, tratar e/ou usar Dados Pessoais em conformidade com os requisitos legais. Tais medidas organizacionais e/ou técnicas podem apenas entrar em vigor após o Encarregado de Dados revisar e aprovar sua compatibilidade com esta Política de Proteção de Dados.
XI – RESPONSÁVEL PELO CONTROLE OU OPERACIONALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS
O Encarregado de Dados Pessoais pode ser contatado através do endereço Rua Guapuruvu, nº 180, sala 03, Bairro Alphaville, Campinas/SP, CEP 13098-324 e endereço de e-mail: contato@poliscanbrasil.com.br .
XI – ALTERAÇÕES DA POLITICA DE DADOS PESSOAIS
A empresa Poliscan reserva-se no direito de alterar esta Política de Proteção de Dados a qualquer momento, sem prévio aviso.